Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công chứng mua bán căn hộ chung cư là khâu then chốt giúp buổi ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng phải đi lại nhiều lần do thiếu giấy tờ nhân thân hoặc sai lệch thông tin pháp lý. Đối với các giao dịch chuyển nhượng căn hộ có sổ hồng lâu dài tại dự án CT5 – CT6 Lê Đức Thọ, việc nắm chắc danh mục tài liệu cần thiết sẽ bảo đảm hợp đồng mua bán có giá trị pháp lý tuyệt đối.
Chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ công chứng giúp buổi ký kết chuyển nhượng hoàn tất nhanh chóng trong 60 phút
Bảng checklist hồ sơ công chứng chi tiết cho bên bán và bên mua
Theo quy định của Luật Công chứng và Bộ luật Dân sự, hai bên chủ thể tham gia giao dịch cần mang theo các giấy tờ bản gốc sau:
| Chủ thể giao dịch | Giấy tờ bắt buộc (Mang theo bản gốc đối chiếu) | Số lượng bản photo nộp lại |
|---|---|---|
| Bên Bán (Chủ căn hộ) |
1. Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sở hữu (Sổ hồng) 2. Căn cước công dân (CCCD) gắn chip của cả hai vợ chồng 3. Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (nếu đã kết hôn) 4. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu độc thân hoặc tài sản riêng) 5. Hợp đồng mua bán gốc với CĐT MHDI (để đối chiếu nếu cần) |
Tối thiểu 03 bản photo mỗi loại |
| Bên Mua (Người nhận chuyển nhượng) |
1. CCCD gắn chip của người đứng tên mua 2. Giấy chứng nhận kết hôn (nếu muốn đứng tên chung 2 vợ chồng) 3. Văn bản cam kết tài sản riêng (nếu chỉ 1 người đứng tên trong thời kỳ hôn nhân) |
Tối thiểu 03 bản photo mỗi loại |
Quy định giấy tờ trong các tình huống hôn nhân đặc thù
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và tình trạng hôn nhân của bên bán thường là nguyên nhân hàng đầu khiến buổi công chứng bị gián đoạn. Dưới đây là cách chuẩn bị chính xác cho từng trường hợp:
1. Chủ nhà độc thân chưa từng kết hôn
Bên bán cần xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại UBND xã/phường nơi đăng ký thường trú. Giấy xác nhận phải ghi rõ: “Từ khi đủ tuổi kết hôn đến nay chưa đăng ký kết hôn với ai”, kèm mục đích sử dụng ghi rõ: “Để chuyển nhượng căn hộ chung cư tại số … tòa … dự án CT5 – CT6 Lê Đức Thọ”. Lưu ý: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị sử dụng trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp.
2. Chủ nhà đã ly hôn
Bên bán cần nộp: Bản án hoặc Quyết định ly hôn có hiệu lực pháp luật của Tòa án nhân dân, kèm theo biên bản phân chia tài sản (hoặc văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng xác định căn hộ thuộc toàn quyền sở hữu của bên bán). Nếu tài sản được mua sau thời điểm ly hôn, chỉ cần nộp Quyết định ly hôn kèm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân từ ngày ly hôn đến nay chưa kết hôn lại.
3. Vợ hoặc chồng đã mất
Nếu căn hộ là tài sản chung nhưng một trong hai người đã qua đời, bên bán không thể tự ý ký bán ngay mà bắt buộc phải thực hiện thủ tục Khai nhận di sản thừa kế hoặc Thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tại tổ chức hành nghề công chứng trước. Sau khi hoàn tất thủ tục thừa kế và niêm yết công khai theo luật định, các đồng thừa kế mới cùng ký tên bán căn hộ.
4. Bên bán hoặc bên mua vắng mặt nhờ người khác ký thay
Người vắng mặt bắt buộc phải lập Hợp đồng ủy quyền có công chứng hợp pháp tại cơ quan công chứng địa phương (nếu ở tỉnh xa) hoặc tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam (Đại sứ quán/Lãnh sự quán nếu đang ở nước ngoài). Hợp đồng ủy quyền phải ghi rõ phạm vi: đại diện ký hợp đồng chuyển nhượng, nhận tiền thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế sang tên.
Quy trình 4 bước làm việc tại Văn phòng công chứng
Để tiết kiệm thời gian, hai bên nên liên hệ gửi trước bản scan giấy tờ cho công chứng viên soạn thảo hợp đồng từ ngày hôm trước. Ngày ký công chứng sẽ diễn ra theo 4 bước:
- Kiểm tra ngăn chặn giao dịch: Công chứng viên tra cứu mã số sổ hồng trên phần mềm dữ liệu công chứng TP. Hà Nội (UCHI) để xác nhận căn hộ không bị tranh chấp, không bị tòa án phong tỏa hoặc đang vướng kê biên thi hành án.
- Đọc lại và kiểm tra hợp đồng: Hai bên đối chiếu kỹ thông tin cá nhân, mã căn hộ, diện tích thông thủy, giá bán và các điều khoản thanh toán, thuế phí thỏa thuận.
- Ký tên và điểm chỉ vân tay: Các bên ký tên vào từng trang và lăn tay điểm chỉ (ngón trỏ phải) trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
- Đóng dấu công chứng và phát hành hồ sơ: Công chứng viên ký duyệt, đóng dấu tròn của tổ chức hành nghề công chứng và cấp phát cho mỗi bên 2 – 3 bản chính có giá trị pháp lý như nhau.
Sau khi nhận hợp đồng công chứng, hai bên tiến hành làm các bước tiếp theo đã được nêu chi tiết tại bài hướng dẫn thủ tục sang tên căn hộ CT5 – CT6 Lê Đức Thọ và bài viết thuế và lệ phí sang tên chung cư 2026.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ công chứng mua bán chung cư
Hỏi: Hiện nay dùng CCCD gắn chip có cần mang theo sổ hộ khẩu giấy không?
Trả lời: Theo quy định mới nhất, sổ hộ khẩu giấy đã được bãi bỏ hoàn toàn. Các văn phòng công chứng khai thác thông tin cư trú trực tiếp từ chip trên thẻ CCCD hoặc qua tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2, do đó bạn không cần mang theo sổ hộ khẩu giấy.
Hỏi: Căn hộ mua trước khi kết hôn, nay bán có cần vợ/chồng cùng ký không?
Trả lời: Nếu thời điểm cấp sổ hồng thể hiện bạn đứng tên độc thân và mua bằng tài sản riêng trước ngày kết hôn, bạn là chủ sở hữu duy nhất. Tuy nhiên, nhiều văn phòng công chứng vẫn yêu cầu người vợ/chồng ký một biên bản cam kết “xác nhận căn hộ là tài sản riêng của chồng/vợ và không có đóng góp gì” để loại trừ triệt để tranh chấp sau này.
Hỏi: Có thể ký công chứng mua bán tại nhà ngoài giờ hành chính được không?
Trả lời: Hoàn toàn được. Các văn phòng công chứng tại Hà Nội đều cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở (tại căn hộ hoặc địa điểm thỏa thuận) và làm việc cả ngày Thứ 7, Chủ nhật theo yêu cầu của khách hàng, có thu thêm một khoản thù lao đi lại hợp lý.
Ban Biên Tập Datnenmienbac.net
Chuyên mục tư vấn pháp lý chuyển nhượng, hợp đồng công chứng và thủ tục nhà đất.
Cập nhật lần cuối: 29/09/2026 | Quy định pháp lý công chứng mới nhất
Miễn trừ trách nhiệm: Checklist hồ sơ được biên soạn dựa trên Luật Công chứng và thực tế hành nghề tại các văn phòng công chứng TP. Hà Nội. Tùy thuộc vào nguồn gốc cụ thể của từng căn hộ, công chứng viên thụ lý có thể yêu cầu bổ sung thêm tài liệu liên quan.
—
